Maximierung des Wertes von Finanzsystemen: Wie die Transformation zum Menschen den digitalen Erfolg freisetzt

Ein von Branchenexperten erstellter Leitfaden

Bei der Umgestaltung des Finanzwesens geht es um mehr als nur um Technologie.
Trotz der vielversprechenden Automatisierung und der unbestrittenen Macht der Daten entfalten Finanzsysteme ihr volles Potenzial, wenn sie Menschen unterstützen und es ihnen ermöglichen, den größtmöglichen Nutzen aus ihrem beträchtlichen Fachwissen zu ziehen. Eine digitale Transformation, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, geht über die Implementierung modernster digitaler Systeme hinaus und konzentriert sich auf die Integration von Menschen, Prozessen und Technologie, um einen noch nie dagewesenen Mehrwert zu schaffen.

Man baut auf Sand, wenn man nicht die richtige Infrastruktur aufgebaut hat.
Oft sind die Teams mit dem „Business As Usual“ (BAU) beschäftigt. Wenn man also versucht, etwas zu verändern, hat man keine Zeit und niemanden, der einem hilft. Ann-Marie Davis, Direktorin für Finanzsysteme

Doch während die Technologie den Menschen in den Mittelpunkt stellen kann und sollte, nimmt die Digitalisierung des Finanzwesens immer mehr Fahrt auf. 83 % der Unternehmen geben an, dass der Druck, sich neu zu erfinden, als Erfolgsstrategie zugenommen hat, während 86 % der CFOs sagen, dass die Geschwindigkeit, mit der Transformationen durchgeführt werden, schneller oder wesentlich schneller ist als in der Vergangenheit.1 Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, mit dem Wandel Schritt zu halten und dabei zwei entscheidende Grundsätze zu beachten: Erstens, dass die Technologie dazu dient, das menschliche Fachwissen zu vergrößern. Zweitens: Ohne die richtigen Mitarbeiter ist es unwahrscheinlich, dass sich die Investitionen in die Umgestaltung optimal auszahlen. Dieser Leitfaden wurde von Branchenexperten und führenden Fachleuten entwickelt, um Führungskräfte im Finanzwesen dabei zu unterstützen, die Technologie, mit der sie arbeiten, und die Teams, die sie führen, optimal zu nutzen.

86 %

der CFOs geben an, dass die Geschwindigkeit, mit der Umstrukturierungen durchgeführt werden, schneller oder wesentlich schneller ist als in der Vergangenheit.

1. Das Endziel einer auf den Menschen ausgerichteten Transformation

Das Ziel einer auf den Menschen ausgerichteten digitalen Transformation ist es, einen Zustand zu erreichen, in dem Menschen, Prozesse und digitale Systeme kohärent funktionieren. Wenn dies erreicht werden kann, können Ihre Investitionen in Talente und Technologie die bestmögliche Rendite erzielen. Doch wie sieht diese optimierte Finanzfunktion aus?

1. Finanzfachleute, die Mehrwert schaffen

81 % der CFOs im Jahr 2024 planen, Automatisierung und digitale Technologien zu nutzen, um die Talente der Mitarbeiter für höherwertige Tätigkeiten freizusetzen. Dieser Wandel ermöglicht es Buchhaltern, komplexe Datensätze zu interpretieren, die strategische Planung zu unterstützen und die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene zu unterstützen. „Leistungsschwache Teams können das Ende des Berichtszyklus erreichen, bevor sie die Chance hatten, die Daten, mit denen sie arbeiten, zu interpretieren“, sagt Ann-Marie Davies, Director of Finance Systems. „Man kommt an einen Punkt, an dem die Systemarchitektur überwältigend sein kann. Es gibt zu viele Daten, und es entsteht ein negativer Kreislauf, in dem keine Zeit für Korrekturen bleibt.“

“Manche Unternehmen denken, dass das Finanzsystem alle ihre Probleme für sie lösen wird, aber in Wahrheit wird es sich mit jeder „Anfrage“ befassen. Die einzige Möglichkeit, ein umfassendes Ergebnis zu erzielen, besteht also darin, diese Erwartungen frühzeitig festzulegen.” Roger Plummer, Finance Technology Executive und Global IM bei Anglo American

81 %

der CFOs im Jahr 2024 planen den Einsatz von Automatisierung und digitalen Technologien, um die Talente der Mitarbeiter für höherwertige Tätigkeiten freizusetzen.

2. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit

„Wenn man über eine gut geplante und gut genutzte Technologie verfügt, kann man von der Reaktion und dem Vorantreiben zu Prognosen und Analysen übergehen“, sagt Ann-Marie Davies. „Das ist der Punkt, an dem Finanzfachleute sein sollten und sein wollen. Neben der beruflichen Erfüllung wünschen sich Buchhalter auch Unterstützung bei der Bewältigung von Arbeitsbelastung und Stress. 72 % der Befragten wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance, und 58 % erwarten, dass sie innerhalb von zwei Jahren ihre nächste Stelle antreten werden. Die Umwandlung kann die Arbeitsbelastung im Zusammenhang mit Hochdruckaufgaben wie dem Finanzabschluss verringern und ein positiveres Umfeld im Team schaffen.

72 %

geben an, dass sie sich eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie wünschen.

Der fruchtbare Kreislauf der Transformation, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht

Technologie reduziert die BAU-Belastung

Das Team hat die Freiheit, seine Zeit strategisch zu investieren

Menschen und Prozesse kombinieren, um den Wert der Finanzsysteme zu maximieren

2. Systemeinführung: Wie man das Team vorbereitet

Der Erfolg jeder neuen Systemeinführung hängt von einem gut vorbereiteten und engagierten Team ab. Die Bewältigung von Veränderungen ist eine Herausforderung, unabhängig von der Größe und Komplexität der betroffenen Finanzfunktion. Ein multiethnisches Unternehmensteam arbeitet zusammen

Die Bedeutung der Führungsrolle

“Es ist wichtig, den Ton anzugeben, und das muss unbedingt von oben kommen“, sagt Roger Plummer. “Die Vision ist absolut entscheidend; man muss dem Team und allen Beteiligten zeigen, was der Plan ist, wie das Endergebnis aussehen wird und warum es die Mühe und die Investition wert ist.“ Buchhalter sind das Rückgrat jeder Finanzfunktion und verfügen über wertvolle Einblicke in bestehende Herausforderungen und ineffiziente Arbeitsabläufe. Durch die aktive Einbindung dieser Fachleute während des gesamten Umsetzungsprozesses kann die Führungskraft bedeutende Ressourcen erschließen, die Leistung verbessern und die Umstellungsergebnisse beschleunigen. „Wenn Sie eine Transformationsphase durchlaufen, sollten Sie den Experten in diesem Bereich finden und sich mit ihm in Verbindung setzen“, sagt Ann-Marie Davies. „Sie müssen ihre Probleme, ihre Ziele und ihre Arbeitsweise verstehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das System ihren Bedürfnissen entspricht. Viele Implementierungen gehen schief, wenn der Fokus nur auf dem System liegt.

Führungspersönlichkeiten müssen sehr ehrlich sein und nicht immer versuchen, ihre eigene Position zu verteidigen. Eine echte Führungskraft nimmt die Hände hoch, wenn sie ein Problem hat, selbst wenn sie daran beteiligt ist. Sie können es ansprechen und Verfahren und Prozesse einführen, um es zu lösen. Legen Sie klare Erwartungen fest, was Sie zu sehen erwarten, was die Ziele für die Umsetzung sind.

Roger Plummer Führungskraft für Finanztechnologie und globaler IM at Anglo American

2. Dem Widerstand gegen den Wandel begegnen

Jede Umgestaltung erfordert die Überwindung von Widerständen, und die Führungskräfte müssen sich bewusst sein, dass selbst positive Veränderungen auf Widerstand stoßen können, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Um diese Herausforderung zu entschärfen, sollten Sie das Team von Anfang an einbeziehen. Einzelne Personen mit Neuigkeiten zu überraschen, führt schnell zu einer negativen Reaktion. Unsicherheit und Misstrauen können sich schnell ausbreiten, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, bei wichtigen Entscheidungen außen vor gelassen worden zu sein. Idiosynkratische Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten können sich aus Altsystemen entwickeln, wobei bestimmte Personen das Gefühl haben, dass ihr Wert in ihrem speziellen Platz in diesem Arbeitsablauf liegt. Vielleicht gibt es eine bessere Arbeitsweise, aber Veränderungen können bedrohlich wirken. „Es geht darum, diese Personen dazu zu bringen, sich auf die Vision einzulassen“, sagt er. „Das geht am besten, indem man sie von Anfang an mit einbezieht und ihnen erklärt, wie die neue Lösung ihr Problem behebt. Schmerz kann ein großer Motivator für Finanzfachleute sein.

3. Fördern Sie ein Umfeld der Zusammenarbeit

Gemeinsame Workshops, in denen die Teammitglieder ihre Erfahrungen und Probleme mit dem aktuellen System austauschen können, können ebenfalls dazu beitragen, Probleme zu beseitigen, bevor sie sich verschlimmern. Durch diesen kooperativen Ansatz werden nicht nur verbesserungswürdige Bereiche identifiziert, sondern auch das Gefühl der Eigenverantwortung für die Lösung gefördert. Die Verantwortlichen für die Umstellung sollten Teammitglieder identifizieren, die sich für das neue System begeistern und über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Diese Personen können als „Champions“ fungieren, die während der Umstellung Unterstützung auf Augenhöhe bieten und sich um alle Bedenken kümmern.

3. Nutzung der Technologie, um das volle Potenzial des Teams freizusetzen

Eines der Hauptziele jeder Systemimplementierung besteht darin, die qualifizierten Fachleute im Finanzteam zu entlasten und zu befähigen. Eine Umstellung, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, sollte bestimmte Grundprinzipien befolgen, damit sich das Team auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Ursachenanalyse, Abweichungsuntersuchung und proaktive Finanzplanung konzentrieren kann.

1. Vorrang für Data Governance

“Manchmal wird das System selbst so sehr betont, dass die Daten in den Hintergrund treten. Das kann verhängnisvoll sein, denn ein System ist nur so gut wie die Daten, die es enthält“, sagt Ann-Marie Davis. Das Datenmanagement ist gleichzeitig eine der größten Herausforderungen für das Finanzteam und einer der Bereiche, in denen es – wenn es ihm gelingt – die größten positiven Auswirkungen haben kann. Hier ist ein erfahrener Finanzsystemmanager oder -administrator von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Daten bei den Umgestaltungsbemühungen an vorderster Front stehen. Mit dieser Führungskraft kann das Finanzteam der Unternehmensleitung aussagekräftige Berichte über Faktoren wie Risikoexposition, ESG und strategische Chancen zur Verfügung stellen. Über die spezifischen Verantwortlichkeiten der Funktion hinaus kann das Finanzwesen durch die Implementierung robuster Data-Governance-Rahmenwerke unternehmensweite Verbesserungen der betrieblichen Effizienz, der Compliance und der allgemeinen Datenqualität anführen, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt und die Innovation fördert.

“Der Schwanz sollte nicht mit dem Hund wedeln. Das System sollte für Sie arbeiten, während Sie Ihre Zeit damit verbringen, Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen. Ich habe Situationen erlebt, in denen das Finanzteam seine Energie darauf verwendet hat, das System dazu zu bringen, die gewünschten Ergebnisse zu liefern, anstatt Einblicke in die Zahlen zu geben.” Roger Plummer, Finance Technology Executive und Global IM bei Anglo American

2. Nutzen Sie die Gelegenheit, Prozesse zu verfeinern

Die Versuchung kann groß sein, die bisherigen Arbeitsabläufe während der Einführung in das neue System zu übernehmen und zu verlagern. Führungskräfte müssen jedoch dagegen ankämpfen, da eine Umstellung eine wichtige Gelegenheit darstellt, Prozesse neu zu bewerten und zu verfeinern, um optimale Effizienz zu erreichen. Zwar ist eine gewisse Anpassung der Tools möglich, doch sollte man sich nach Ansicht von Experten auf Lösungen konzentrieren, die die Benutzerfreundlichkeit verbessern, ohne dabei eine übermäßige Komplexität zu schaffen. „Es ist möglich, Systeme zu sehr zu individualisieren“, sagt Ann-Marie Davies. „Das kann kurzfristig verlockend sein, da die Unternehmen oft glauben, dass ihre eigenen Arbeitsabläufe optimal sind, aber es kann ein Problem darstellen, wenn neue Softwarefunktionen verfügbar werden. Wenn man zu viele einzigartige Funktionen einbaut, kann das die Innovation behindern, weil neue Funktionen nicht mehr kompatibel sind.“

3. Einen Innovationskreislauf entwickeln

Eine wirklich erfolgreiche Transformation ist nie abgeschlossen. Stattdessen wurde der Grundstein für eine robuste und flexible Finanzfunktion gelegt, die mit der Zeit geht, mit den technologischen Fortschritten Schritt halten kann und sich angesichts der unvermeidlichen Veränderungen anpasst und wächst. Die Teams müssen sich auf neue Arbeitsweisen einlassen und eine Mentalität und Kultur der kontinuierlichen Innovation annehmen, die sicherstellt, dass der erste Tag des neuen Systems nicht das Ende der Reise ist. Die meisten modernen Cloud-basierten Systeme bieten zwei Releases pro Jahr mit neuen Funktionen und bieten Schulungen zur Nutzung dieser Funktionen an. Allerdings müssen auch die Arbeitgeber das Finanzteam dabei unterstützen, auf dem neuesten Stand zu bleiben. 63 % der Buchhalter geben an, dass sie sich von ihrem Arbeitgeber mehr Schulungen zum Thema Technologie wünschen würden.

63 %

der Buchhalter geben an, dass sie sich von ihrem Arbeitgeber mehr Schulungen im Bereich Technologie wünschen.

4. Dokument-Funktionalität

Die Führungskräfte müssen auch erkennen, dass ein effektiver Wissenstransfer für den langfristigen Erfolg entscheidend ist. Ein wesentlicher Bestandteil jeder digitalen Transformation ist die Sicherstellung, dass das Team wertvolles Wissen behält und es effizient weitergeben kann. Eine klare und präzise Dokumentation, die die Prozesse, die Struktur und die Funktionalitäten des Systems beschreibt, ist unerlässlich, da sie einen reibungslosen Übergang unterstützt, selbst wenn der ursprüngliche Implementierungspartner nicht mehr beteiligt ist.

4. Menschen und Systeme: Die Grundlagen der Widerstandsfähigkeit von Organisationen

Technologie ist kein Wundermittel. Keine Systemimplementierung wird alle Probleme lösen. Stattdessen muss die Transformation klare Ziele haben – sie kann nur das erreichen, was sie erreichen soll. Wenn es gelingt, komplexe Prozesse effizienter zu gestalten und intuitive, verwertbare Daten bereitzustellen, haben Sie die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Ihr Finanzteam sein Potenzial voll ausschöpfen kann. Ihr Fachwissen und ihre Erkenntnisse können zu einer strategischen Stütze für Ihr Unternehmen werden, die es ihm ermöglicht, proaktiv auf die Marktbedingungen zu reagieren, Investitionen zu optimieren und die Liquidität zu steuern. Diese Faktoren sowie das Vertrauen, das Sie bei den Regulierungsbehörden aufbauen können, indem Sie ein transparenter, zuverlässiger Partner sind, tragen zu einer größeren Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens bei. Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung und der Volatilität der Märkte müssen die Unternehmen agil und anpassungsfähig sein. Aufkommende Trends wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und prädiktive Analytik werden für Finanzabteilungen, die der Entwicklung voraus sein wollen, von entscheidender Bedeutung sein. Diese Fortschritte werden von Softwareanbietern zur Verfügung gestellt, aber Ihr Unternehmen wird nicht in der Lage sein, sie ohne ein zukunftsorientiertes Expertenteam zu nutzen. Dies ist die Zukunft des Finanzwesens – wo Technologie und menschlicher Einfallsreichtum zusammenkommen, um robuste, flexible und widerstandsfähige Organisationen zu schaffen.

60 %

der führenden Finanzorganisationen haben vorausschauende Prognosen und Analysen eingeführt - nur ein Beispiel dafür, wie Technologie das Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten kann.

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Als hochspezialisierte Personalberatung stellt SystemsAccountants seit über 25 Jahren Experten für Finanzsysteme für Unternehmen in Großbritannien, den USA und Europa bereit. Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen, das die Lücke zwischen Finanzen und IT überbrückt, um Unternehmen dabei zu helfen, Back-Office-Abläufe zu betreiben, zu skalieren und zu wachsen und ihre Investitionen in Finanzsysteme, ERP, EPM, Analysen, Prozessautomatisierung und Finanztransformationsprojekte zu maximieren.