Avec une mise en œuvre et une gestion réussies, les systèmes ERP peuvent rationaliser les opérations et fournir des informations commerciales essentielles. Sans cela, ils peuvent devenir des référentiels de données et de processus alambiqués, enracinant l’inefficacité et les anciennes méthodes de travail. Les résultats obtenus par votre entreprise dépendront de l’équipe chargée de la mise en œuvre et de l’administration du système.

À la base, l’équipe ERP devrait être composée de technologues, mais compte tenu de la nature globale des systèmes ERP, une expertise plus large est probablement nécessaire. Mais choisir les bonnes compétences peut s’avérer difficile lorsque la technologie évolue si rapidement. D’ici à la fin de 2025, plus de 40 % des fonctions financières seront soit nouvelles, soit considérablement remodelées par la technologie financière.

Cet article explore les rôles critiques et les compétences nécessaires pour une mise en œuvre et une gestion réussies de l’ERP, soulignant la dépendance du système à l’égard de l’expertise humaine pour libérer tout son potentiel.

1. S’assurer les bonnes compétences

Le succès de la mise en œuvre d’un ERP et de l’administration post-implémentation dépend en grande partie de la mise en place de la bonne équipe. L’équilibre des compétences nécessaires peut varier considérablement en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de votre organisation, mais les domaines de compétences clés sont les suivants :

• Parler le langage de la finance : Bien que les professionnels de l’ERP ne doivent pas nécessairement être des comptables qualifiés, l’une des compétences les plus importantes dont ils auront besoin dans leur rôle est de pouvoir communiquer efficacement avec l’ensemble de l’équipe financière. Même si elle est issue d’une formation technologique, l’équipe ERP devra comprendre les objectifs et les difficultés des contrôleurs financiers et des responsables de la gestion des ressources humaines.
• Gestion des stocks : Particulièrement cruciale pour les entreprises ayant des produits physiques, la gestion des stocks est l’une des compétences les plus importantes pour les équipes ERP modernes. Même si le système ERP assure une fonction comptable étanche et efficace, il peut également avoir un impact sur les opérations. Cette opportunité ne peut être saisie que si l’équipe connaît les capacités de l’ERP en matière de suivi des stocks et des commandes, de prévision de la demande, de gestion des fournisseurs et d’optimisation des stocks physiques.
• Gestion du capital humain : Les systèmes ERP ont également un impact sur le capital humain – de la consolidation des données relatives aux performances à l’automatisation du processus de recrutement, et du suivi des congés à l’administration des salaires. Un professionnel de l’ERP ayant de l’expérience dans ce domaine devrait être bien placé pour configurer le système afin de rationaliser les ressources humaines et d’optimiser le capital humain de l’entreprise.
• Leadership et proactivité : Qu’il s’agisse d’administrer un système déjà établi ou de procéder à une mise en œuvre, un leadership fort aide à diriger le projet, à assurer l’alignement sur les objectifs stratégiques et à maintenir le soutien. C’est un trait de personnalité qui vient naturellement à certains, mais qui peut être développé avec l’expérience. Les leaders confiants en matière d’ERP n’attendent pas qu’on leur donne des instructions, ils comprennent les objectifs et proposent des solutions de manière proactive, en prenant des initiatives et en faisant preuve d’un leadership éclairé.
• Gestion des données : Les meilleurs professionnels de l’ERP pensent d’abord aux données. En se concentrant sur les données, ils peuvent améliorer les connaissances opérationnelles, les résultats stratégiques et l’innovation. En fin de compte, cette approche centrée sur les données permet non seulement de prendre des décisions plus éclairées, mais aussi de rationaliser les opérations et d’affiner les avantages concurrentiels. Les personnes ayant une formation en science des données peuvent offrir des conseils d’experts pour extraire le maximum de valeur des données du système ERP,
• Compétences spécifiques à la mise en œuvre : Bien que les compétences précédentes soient utiles à chaque étape de l’optimisation du système ERP, certaines compétences doivent être spécifiquement ciblées si vous prévoyez de mettre en œuvre un système :
  • Gestion du changement : Elle est essentielle pour gérer l’aspect humain de la mise en œuvre de l’ERP, en veillant à ce que le personnel soit préparé aux nouveaux processus et systèmes.
  • Expérience de la mise en œuvre d’un cycle complet : La mise en œuvre est un projet complexe, qui englobe la gestion des parties prenantes et une expertise plus technique. L’expérience dans ce domaine permet à l’équipe d’assurer un leadership dans des domaines tels que la migration des données et de prévoir les défis, en mettant en place des mesures pour les surmonter avant qu’ils ne surviennent.

Action : Évaluez le contexte et les objectifs de votre organisation afin de déterminer les compétences et les rôles spécifiques requis pour votre équipe ERP. Par exemple, si votre produit est physique, il est conseillé d’engager des professionnels de l’ERP ayant de l’expérience dans la gestion des stocks, tandis que pour les grandes organisations, la gestion du capital humain peut être un domaine négligé pour que l’ERP ait un impact positif.

2. Veiller à ce que les processus et les responsabilités soient conformes aux meilleures pratiques

Les systèmes ERP évoluant en même temps que les organisations, ils offrent une grande flexibilité pour s’adapter aux nouveaux processus d’entreprise. Si cette adaptabilité peut être bénéfique, elle peut aussi être source d’inefficacité si elle n’est pas gérée avec soin.

Pour éviter que des processus idiosyncrasiques et trop complexes ne se développent, il est essentiel de faire appel à des dirigeants expérimentés, compétents en matière de gestion du changement. Ces responsables peuvent établir et maintenir des pratiques efficaces tout en gérant la résistance des membres de l’équipe qui peuvent préférer les anciennes méthodes de travail. Des formations régulières et des audits périodiques doivent être mis en œuvre pour s’assurer qu’au fur et à mesure que l’ERP s’adapte à l’évolution des besoins de l’entreprise, il continue à le faire conformément aux meilleures pratiques. Cette surveillance objective contribue à maintenir l’efficacité et la pertinence du système.

Action : Évaluer et affiner régulièrement les processus au sein du système. Il est possible de faire appel à des consultants en ERP, mais un administrateur de systèmes permanent peut jouer un rôle décisif en veillant à ce que votre équipe ERP ait une bonne compréhension des meilleures pratiques en matière d’efficacité des processus.

3. Libérer l’équipe pour qu’elle apporte une valeur ajoutée

Un système ERP mis en œuvre de manière efficace devrait apporter des gains d’efficacité significatifs aux opérations courantes, telles que la saisie de données et la tenue de registres. L’équipe chargée de l’ERP, ainsi que les services financiers et comptables, peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que :

• Consolidation des données : Garantir l’exactitude et l’efficacité du stockage des données
• Amélioration des rapports : Améliorer la prise de décision grâce à des rapports opportuns et précis.
• Analyse des données : Fournir des informations plus approfondies sur les activités de l’entreprise.
• Prévision et planification : Analyse des données pour prévoir les tendances futures de l’activité et du marché.

Cette approche permet non seulement d’accroître l’efficacité opérationnelle, mais aussi d’attirer et de retenir les professionnels de l’ERP les plus talentueux en leur permettant de se concentrer sur des activités plus stratégiques et plus gratifiantes.

Action : Établir des indicateurs clés de performance (ICP) visant à réduire le temps consacré aux tâches de routine telles que la clôture financière, la saisie des données et la gestion des comptes.

Un cercle vertueux

La mise en place d’une équipe adaptée à votre système ERP vous permettra de rentabiliser au mieux votre investissement dans cette technologie. Les avantages ne s’arrêtent pas là, car un système ERP fonctionnant efficacement peut aider tous les employés, des finances aux ressources humaines et au-delà, à être plus performants, à améliorer leur bien-être et à maximiser leur carrière.

Pour en savoir plus sur la manière de mettre en œuvre les technologies de manière à ce qu’elles aient toutes les chances d’atteindre leur plein potentiel, lisez notre guide Maximiser la valeur des systèmes financiers.

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