Maximaliseer de waarde van financiële systemen: Hoe People-First transformatie digitaal succes ontketent

Een gids gemaakt door experts uit de sector

Financiële transformatie is meer dan technologie. Ondanks de belofte van automatisering en de onbetwistbare kracht van gegevens, functioneren financiële systemen optimaal wanneer ze fungeren als enablers van mensen – zodat ze de maximale waarde uit hun aanzienlijke expertise kunnen halen. Een mensgerichte digitale transformatie gaat verder dan het implementeren van geavanceerde digitale systemen en richt zich op de integratie van mensen, processen en technologie om ongekende waarde te ontsluiten.

“Je bouwt op zand als je niet beschikt over de juiste infrastructuur. Je zult vaak merken dat de teams het erg druk hebben met Business As Usual (BAU). Dus als je probeert te transformeren, is er geen tijd, niemand om te helpen, accountants worden gezien als blokkeerders en dus komt er niets van terecht”. Ann-Marie Davis, Directeur Financiën

Maar terwijl technologie mensen op de eerste plaats kan en moet zetten, neemt de digitalisering van financiën alleen maar toe. 83% van de bedrijven zegt dat de druk om opnieuw uit te vinden als strategie voor succes is toegenomen, terwijl 86% van de CFO’s zegt dat de snelheid om transformaties door te voeren sneller of aanzienlijk sneller is dan in het verleden.1 De uitdaging voor organisaties is om gelijke tred te houden met de veranderingen en tegelijkertijd vast te houden aan twee cruciale principes: Ten eerste dat het doel van technologie is om menselijke expertise te vergroten. Ten tweede dat ze zonder de juiste mensen waarschijnlijk niet het maximale rendement uit hun investering in transformatie zullen halen. Deze gids is ontworpen door industrie-experts en toonaangevende specialisten om financiële leiders te ondersteunen bij het maximaliseren van de technologie waarmee ze werken en de teams die ze managen.

86 %

van de CFO's zegt dat transformaties sneller of aanzienlijk sneller worden doorgevoerd dan in het verleden.

1. Het einddoel van een mensgerichte transformatie

Het doel van een mensgerichte digitale transformatie is het bereiken van een toestand waarin mensen, processen en digitale systemen in samenhang functioneren. Als dit lukt, kan uw investering in talent en technologie optimaal renderen. Maar hoe ziet deze geoptimaliseerde financiële functie eruit?

1. Financiële professionals die waarde toevoegen

81% van de CFO’s in 2024 is van plan om automatisering en digitale technologieën te gebruiken om talenten vrij te maken voor activiteiten met een hogere waarde. Deze transformatie stelt accountants in staat om complexe datasets te interpreteren, strategische planning te ondersteunen en besluitvorming op hogere niveaus te informeren. “Ondermaats presterende teams kunnen het einde van de rapportagecyclus bereiken voordat ze de kans hebben gehad om enig inzicht te tonen uit de gegevens waarmee ze werken”, zegt Ann-Marie Davies, directeur van Finance Systems. “Je kunt op een punt komen waar de systeemarchitectuur overweldigend kan zijn. Er zijn te veel gegevens en het wordt een negatieve cyclus zonder tijd om iets te repareren.”

“Sommige organisaties denken dat het financiële systeem al hun problemen voor hen oplost, maar de waarheid is dat het zal doen wat de ‘vraag’ is. Dus de enige manier om zeker te zijn van een volledig resultaat is om die verwachtingen vroegtijdig te stellen.” Roger Plummer, Finance Technology Executive en Global IM bij Anglo American

81 %

van de CFO's in 2024 van plan is om automatisering en digitale technologieën te gebruiken om talenten vrij te maken voor activiteiten met een hogere waarde.

2. Hoge medewerkerstevredenheid

“Als je een goed geplande, goed gebruikte technologie hebt, kun je overschakelen van reageren en pushen naar voorspellen en analyseren”, zegt Ann-Marie Davies. “Dit is waar financiële professionals zouden moeten en willen zijn.” Naast professionele voldoening vragen accountants om ondersteuning bij werkdruk en stress. 72% zegt een betere balans tussen werk en privéleven te willen en 58% verwacht binnen twee jaar over te stappen naar een volgende functie. Transformatie kan de werkdruk verminderen die gepaard gaat met taken onder hoge druk, zoals de financiële afsluiting, en zo een positievere sfeer creëren binnen het team.

72 %

zegt dat ze een beter evenwicht tussen werk en privéleven zouden willen.

De heilzame cyclus van mensgerichte transformatie

Technologie vermindert de BAU-last

Het team kan zijn tijd strategisch investeren

De combinatie van mensen en processen maximaliseert de waarde van financiële systemen

2. Systeemimplementatie: Het team voorbereiden

Het succes van elke nieuwe systeemimplementatie staat of valt met een goed voorbereid en betrokken team. Veranderingen in goede banen leiden is een uitdaging, ongeacht de omvang en complexiteit van de betrokken financiële functie. Multi-etnisch bedrijfsteam dat samenwerkt zitten

1. Het belang van leiderschap

“De toon zetten is essentieel en het komt absoluut van de top”, zegt Roger Plummer. “De visie is absoluut cruciaal; je moet het team, iedereen die erbij betrokken is, laten zien wat het plan is, hoe het eindresultaat eruit zal zien en waarom het hun moeite en investering waard is.” Accountants vormen de ruggengraat van elke financiële functie en ze beschikken over waardevolle inzichten in bestaande uitdagingen en inefficiënte workflows. Door deze materiedeskundigen actief te betrekken bij het implementatieproces, kan de leider belangrijke bronnen aanboren, de prestaties verbeteren en transformatieve resultaten versnellen. “Als je door een transformatiefase gaat, zoek dan de kennisexpert binnen dat gebied en ga dicht bij hem staan”, zegt Ann-Marie Davies. “Je moet hun pijnpunten, hun doelstellingen en hun manier van werken begrijpen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat het systeem aan hun behoeften voldoet. Veel implementaties gaan mis als de focus alleen op het systeem ligt.”

Leiders moeten super eerlijk zijn en niet altijd hun eigen positie proberen te verdedigen. Een echte leider steekt zijn handen uit de mouwen als hij een probleem heeft, zelfs als hij er zelf deel van uitmaakt. Ze kunnen het aanpakken en procedures en processen instellen om het op te lossen. Stel duidelijke verwachtingen op over wat je verwacht te zien, wat de doelen zijn voor de implementatie.

Roger Plummer Finance Technology Executive en Global IM at Anglo American

2. Weerstand tegen verandering tegengaan

Bij elke transformatie moet weerstand worden overwonnen en leiders moeten zich ervan bewust zijn dat zelfs positieve veranderingen op weerstand kunnen stuiten als ze niet op de juiste manier worden aangepakt. Om deze uitdaging te beperken, moet je het team er vanaf het begin bij betrekken. Individuen verrassen met nieuws is een snelle manier om negatief te reageren. Onzekerheid en wantrouwen kunnen zich snel verspreiden als mensen het gevoel hebben dat ze buiten belangrijke beslissingen zijn gehouden. Idiosyncratische workflows en verantwoordelijkheden kunnen voortkomen uit bestaande systemen, waarbij bepaalde individuen het gevoel hebben dat hun waarde ligt in hun specifieke plaats in die workflow. Er is misschien een betere manier van werken, maar verandering kan bedreigend lijken. “Het gaat erom dat deze mensen zich in de visie kunnen vinden”, zegt hij. “De beste manier om dat te doen is om ze er vanaf het begin bij te betrekken en de pijn die ze ervaren te benadrukken – door uit te leggen hoe de nieuwe oplossing de oplossing is voor hun probleem. Pijn kan een enorme motivator zijn voor financiële professionals.”

3. Stimuleer een omgeving van samenwerking

Samenwerkingsworkshops waar teamleden hun ervaringen en pijnpunten met het huidige systeem kunnen delen, kunnen ook problemen gladstrijken voordat ze verergeren. Deze gezamenlijke aanpak identificeert niet alleen gebieden die voor verbetering vatbaar zijn, maar bevordert ook een gevoel van eigenaarschap in de oplossing. Teamleden die blijk geven van enthousiasme voor het nieuwe systeem en sterke communicatieve vaardigheden moeten worden geïdentificeerd door transformatieleiders. Deze personen kunnen optreden als voorvechters, collegiale ondersteuning bieden en eventuele problemen tijdens de overgang aanpakken.

3. Technologie gebruiken om het volledige potentieel van het team te benutten

Een van de belangrijkste doelen van elke systeemimplementatie is om de gekwalificeerde professionals in het financiële team te bevrijden en in staat te stellen hun werk te doen. Een transformatie waarbij de mens centraal staat, moet voldoen aan bepaalde basisprincipes om het team in staat te stellen zich te richten op activiteiten met toegevoegde waarde, zoals analyse van oorzaken, onderzoek naar afwijkingen en proactieve financiële planning.

1. Geef prioriteit aan gegevensbeheer

“Soms ligt er zoveel nadruk op het systeem zelf dat gegevens ondergeschikt worden. Dit kan rampzalig zijn, want een systeem is slechts zo goed als de gegevens die erin worden ingevoerd,” zegt Ann-Marie Davis. Gegevensbeheer is tegelijkertijd een van de grootste uitdagingen voor het financiële team en een van de gebieden waar ze – als ze erin slagen – de grootste positieve impact kunnen hebben. Hier is een ervaren manager of beheerder van financiële systemen van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat gegevens voorop blijven staan bij de transformatie-inspanningen. Met deze leider in dienst kan het financiële team het leiderschap voorzien van inzichtelijke rapporten over factoren als risicoblootstelling, ESG en strategische kansen. Naast de specifieke verantwoordelijkheden van de functie, kan finance door het implementeren van robuuste kaders voor data governance de aanzet geven tot organisatiebrede verbeteringen op het gebied van operationele efficiëntie, compliance en algehele datakwaliteit, waardoor betere bedrijfsresultaten worden behaald en innovatie wordt gestimuleerd.

“De staart moet niet de hond kwispelen. Het systeem moet voor u werken, terwijl u uw tijd besteedt aan het verschaffen van inzichten uit de gegevens. Ik heb situaties meegemaakt waarin het financiële team hun energie besteedde aan het pushen van het systeem om de resultaten te produceren die ze wilden, in plaats van inzicht te geven in de cijfers.”Roger Plummer, Finance Technology Executive en Global IM bij Anglo American

2. Grijp de kans om processen te verfijnen

De verleiding kan groot zijn om tijdens de implementatie van het nieuwe systeem eerdere workflows over te hevelen naar het nieuwe systeem. Leiders moeten zich hier echter tegen verzetten, want een transformatie is een uitgelezen kans om processen opnieuw te evalueren en te verfijnen voor optimale efficiëntie. Hoewel enige aanpassing van tools mogelijk is, zeggen experts dat de focus moet liggen op oplossingen die de bruikbaarheid vergroten zonder onnodige complexiteit te creëren. “Het is mogelijk om systemen te veel op maat te maken,” zegt Ann-Marie Davies. “Dit kan aantrekkelijk zijn op korte termijn, omdat bedrijven vaak geloven dat hun unieke workflows optimaal zijn, maar het kan een probleem vormen wanneer nieuwe softwarefuncties beschikbaar worden. Te veel unieke functionaliteit inbouwen kan innovatie in de weg staan omdat nieuwe functies incompatibel worden.”

3. Ontwikkel een innovatiecyclus

Een echt succesvolle transformatie is nooit af. In plaats daarvan is de basis gelegd voor een financiële functie die robuust en flexibel is, met zijn tijd mee kan gaan, gelijke tred kan houden met de technologische vooruitgang en zich waar nodig kan aanpassen en kan groeien bij onvermijdelijke veranderingen. Teams moeten nieuwe manieren van werken omarmen en een mentaliteit en cultuur van voortdurende innovatie aannemen, wat ervoor zorgt dat dag één van het nieuwe systeem niet het einde van de reis is. De meeste hedendaagse cloud-gebaseerde systemen bieden twee releases per jaar met nieuwe functionaliteit en bieden training over het gebruik van deze functies. Er ligt echter ook een last op de schouders van werkgevers om het financiële team te ondersteunen bij het up-to-date blijven. 63% van de accountants zegt dat ze meer training in technologie zouden willen van hun werkgever.

63 %

van de accountants zegt dat ze meer training in technologie zouden willen van hun werkgever.

4. Documentfunctionaliteit

Leiders moeten ook erkennen dat effectieve kennisoverdracht cruciaal is voor succes op de lange termijn en een integraal onderdeel van elke digitale transformatie is ervoor te zorgen dat het team waardevolle kennis behoudt en deze efficiënt kan doorgeven. Duidelijke en beknopte documentatie die de processen, structuur en functionaliteiten van het systeem schetst is essentieel, omdat het een soepele overgang bevordert, zelfs als de oorspronkelijke implementatiepartner er niet meer bij betrokken is.

4. Mensen en systemen: De fundamenten van organisatorische veerkracht

Technologie is geen wondermiddel. Geen enkele systeemimplementatie zal elk probleem oplossen. In plaats daarvan moet transformatie duidelijke doelstellingen hebben – het kan alleen bereiken wat het wil bereiken. Als het systeem complexe processen efficiënter kan maken en intuïtieve, bruikbare gegevens kan leveren, bent u erin geslaagd om de voorwaarden te scheppen waaronder uw financiële team zijn volledige potentieel kan bereiken. Hun expertise en inzichten kunnen een strategische steunpilaar voor uw bedrijf worden, die u helpt proactief te reageren op marktomstandigheden, investeringen te optimaliseren en liquiditeit te operationaliseren. Deze factoren, samen met het vertrouwen dat u kunt opbouwen bij toezichthouders door een transparante, betrouwbare partner te zijn, dragen bij aan een grotere veerkracht van uw organisatie. Omdat technologie zich snel blijft ontwikkelen en markten volatiliteit ondergaan, moeten bedrijven wendbaar en flexibel zijn in hun aanpak. Het omarmen van opkomende trends zoals kunstmatige intelligentie, machine learning en voorspellende analyses zal essentieel zijn voor financiële kantoren die de curve voor willen blijven. Deze vooruitgang zal worden geleverd door softwareleveranciers, maar je organisatie zal er niet van kunnen profiteren zonder een vooruitdenkend expertteam. Dit is de toekomst van financiën – waar technologie en menselijk vernuft samenkomen om robuuste, flexibele en veerkrachtige organisaties te creëren.

60 %

van toonaangevende financiële organisaties hebben voorspellende prognoses en analyses geïmplementeerd - slechts één voorbeeld van hoe technologie het bedrijf kan voorbereiden op de toekomst.

Begin vandaag nog met uw financiële transformatie door contact op te nemen met de experts van SystemsAccountants

SystemsAccountants is een zeer gespecialiseerd werving- en selectiebureau dat al meer dan 25 jaar experts op het gebied van financiële systemen levert aan organisaties in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Europa. Wij zijn wereldwijd toonaangevend en overbruggen de kloof tussen Finance IT om bedrijven te helpen met hun back-office activiteiten en hun investeringen in financiële systemen, ERP, EPM, Analytics, procesautomatisering en financiële transformatieprojecten te maximaliseren.