Met een succesvolle implementatie en succesvol beheer kunnen ERP-systemen activiteiten stroomlijnen en kritieke bedrijfsinzichten bieden. Anders kunnen ze een opslagplaats worden van ingewikkelde gegevens en processen, die inefficiëntie en oude manieren van werken in stand houden. Welk van deze dingen je bedrijf bereikt, hangt af van het team dat je aanwijst om het systeem te implementeren en te beheren.

In de kern moet het ERP-team bestaan uit technologen, maar gezien de uitgebreide aard van ERP-systemen is bredere expertise waarschijnlijk noodzakelijk. Maar het kiezen van de juiste vaardigheden kan een uitdaging zijn wanneer de technologie zo snel evolueert. Tegen het einde van 2025 zal meer dan 40% van de financiële functies ofwel nieuw zijn of aanzienlijk zijn veranderd door financiële technologie.

Dit artikel onderzoekt de kritische rollen en vaardigheden die nodig zijn voor een succesvolle ERP-implementatie en -beheer, en onderstreept de afhankelijkheid van het systeem van menselijke expertise om het volledige potentieel te ontsluiten.

1. Zorg voor de juiste vaardigheden

Het succes van een ERP-implementatie en de administratie na de implementatie hangt grotendeels af van het juiste team. De noodzakelijke balans van vaardigheden kan aanzienlijk variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften en doelen van uw organisatie, maar de belangrijkste vaardigheden zijn onder andere:

• Spreek de taal van financiën: Hoewel ERP-professionals niet per se gekwalificeerde accountants hoeven te zijn, is een van de belangrijkste vaardigheden die ze nodig hebben in hun rol het effectief kunnen communiceren met het bredere financiële team. Zelfs als ze uit de achtergrond van een technoloog komen, zal het ERP-team de doelen en pijnpunten van financiële controllers en accountants moeten begrijpen.
• Voorraadbeheer: Vooral cruciaal voor bedrijven met fysieke producten, een van de belangrijkste vaardigheden voor moderne ERP-teams heeft de neiging om voorraadbeheer. Zelfs als het ERP-systeem zorgt voor een waterdichte en efficiënte boekhoudfunctie, heeft het de potentie om ook de bedrijfsvoering te beïnvloeden. Deze kans kan alleen worden aangegrepen als het team de capaciteiten van ERP kent als het gaat om het bijhouden van voorraden en bestellingen, het voorspellen van de vraag, het beheren van leveranciers en het optimaliseren van fysieke voorraden.
• Beheer van menselijk kapitaal: ERP-systemen hebben ook invloed op het menselijk kapitaal – van het consolideren van prestatiegegevens tot het automatiseren van het wervingsproces, en van het bijhouden van vakantiedagen tot de salarisadministratie. Een ERP-professional met ervaring op dit gebied zou goed geplaatst moeten zijn om het systeem te configureren om HR te stroomlijnen en het menselijk kapitaal van het bedrijf te optimaliseren.
• Leadership and proactivity: Whether administrating an already-extablished system or undergoing an implemention, strong leadership helps steer the project, ensuring alignment with strategic objectives, and sustaining support. It’s a personality trait that comes naturally to some but can be developed with experience. Confident leaders in ERP don’t wait for instruction, they understand the objectives and proactively suggest solutions, taking initiative and showing thought leadership.
• Gegevensbeheer: De beste ERP-professionals denken eerst aan gegevens. Door zich op gegevens te richten, kunnen ze operationele inzichten verbeteren, strategische resultaten verbeteren en innovatie stimuleren. Uiteindelijk zorgt deze datacentrische focus niet alleen voor beter geïnformeerde besluitvorming, maar stroomlijnt het ook de activiteiten en verscherpt het de concurrentievoordelen. Mensen met een achtergrond in datawetenschap kunnen deskundige begeleiding bieden bij het halen van de maximale waarde uit de gegevens in het ERP-systeem,
• Implementatiespecifieke vaardigheden: Hoewel de voorgaande vaardigheden waardevol zijn in elke fase van ERP-optimalisatie, moeten sommige vaardigheden specifiek worden gericht als je een systeemimplementatie plant:
  • Veranderingsbeheer: Cruciaal voor het managen van het menselijke aspect van ERP-implementatie, door ervoor te zorgen dat het personeel voorbereid is op nieuwe processen en systemen.
  • Ervaring met volledige implementatie: Implementatie is een complex project, dat naast meer technische expertise ook stakeholdermanagement omvat. Ervaring op dit gebied stelt het team in staat om leiderschap te bieden op gebieden zoals gegevensmigratie en uitdagingen te voorzien en maatregelen te nemen om ze te overwinnen voordat ze zich voordoen.

Actie: Beoordeel de context en doelstellingen van uw organisatie om de specifieke vaardigheden en rollen te bepalen die nodig zijn voor uw ERP-team. Als uw product bijvoorbeeld fysiek is, is het raadzaam om ERP-professionals in te huren met ervaring in voorraadbeheer, terwijl voor grote organisaties Human capital management een over het hoofd gezien gebied kan zijn voor ERP om een positieve impact te hebben.

2. Ervoor zorgen dat processen en verantwoordelijkheden voldoen aan best practices

Omdat ERP-systemen samen met hun organisaties evolueren, bieden ze een aanzienlijke flexibiliteit om zich aan te passen aan nieuwe bedrijfsprocessen. Hoewel dit aanpassingsvermogen voordelen kan opleveren, kan het zonder zorgvuldig beheer ook leiden tot inefficiëntie.

Om te voorkomen dat er idiosyncratische en te complexe processen ontstaan, is het cruciaal om ervaren leiders in te schakelen die bedreven zijn in verandermanagement. Deze leiders kunnen efficiënte werkwijzen vaststellen en handhaven, terwijl ze de weerstand van teamleden die de voorkeur geven aan de vorige manier van werken kunnen beheersen. Regelmatige training en periodieke audits moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat als het ERP zich aanpast aan de veranderende behoeften van het bedrijf, het dit blijft doen in lijn met best practices. Dit objectieve toezicht helpt de effectiviteit en relevantie van het systeem te behouden.

Actie: Evalueer en verfijn regelmatig de processen binnen het systeem. ERP-consultants kunnen worden ingeschakeld, maar een vaste systeembeheerder kan doorslaggevend zijn om ervoor te zorgen dat je ERP-team een goed begrip heeft van de best practices als het gaat om procesefficiëntie.

3. Het team vrijmaken om waarde toe te voegen

Een effectief geïmplementeerd ERP-systeem zou aanzienlijke efficiëntieverbeteringen moeten opleveren voor de gewone bedrijfsvoering, zoals gegevensinvoer en het bijhouden van gegevens. Hierdoor komt het ERP-team – evenals Finance en Accounting – vrij om zich te richten op activiteiten met een hogere waarde, zoals:

• Gegevensconsolidatie: Ervoor zorgen dat gegevens nauwkeurig en efficiënt worden opgeslagen
• Verbeterde rapportage: Betere besluitvorming door tijdige en nauwkeurige rapportage.
• Gegevensanalyse: Meer inzicht verschaffen in bedrijfsactiviteiten.
• Prognoses en planning: Gegevens analyseren om toekomstige bedrijfs- en markttrends te voorspellen.

Deze aanpak verhoogt niet alleen de operationele efficiëntie, maar helpt ook de meest getalenteerde ERP-professionals aan te trekken en te behouden door hen in staat te stellen zich te richten op meer strategische en lonende activiteiten.

Actie: Vaststellen van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) gericht op het verminderen van de tijd die wordt besteed aan routinetaken zoals de financiële afsluiting, gegevensinvoer en boekhoudkundig beheer.

Een opwaartse spiraal

Door een team samen te stellen dat geschikt is voor je ERP-systeem, zorg je ervoor dat je investering in de technologie het best mogelijke rendement oplevert. De voordelen gaan echter verder, want een ERP-systeem dat effectief werkt, kan alle medewerkers ondersteunen, van Finance tot HR en daarbuiten, om beter te presteren, hun welzijn te vergroten en hun carrière te maximaliseren.

Om dieper in te gaan op hoe je technologieën zo kunt implementeren dat ze de beste kans hebben om hun volledige potentieel te bereiken, lees je ons playbook Maximaliseer de waarde van financiële systemen.

Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe we uw bedrijf hier kunnen helpen.